De kern van verzuim en de rol van leiderschap

Tijdens Groeien zonder Grenzen hebben we tien Learning & Development professionals uitgenodigd om met ons in gesprek te gaan over het actuele onderwerp wat speelt onder veel HR en L&D professionals, namelijk ‘’verzuim.’’ 

Het round table gesprek onthulde dat verzuim een complex probleem is met meerdere facetten, waarbij het gemiddelde ziekteverzuim in 2023 op 5% lag, een cijfer dat aanzienlijke financiële en operationele gevolgen heeft voor bedrijven. Een opvallend punt was dat 20% van het verzuim direct gerelateerd is aan werk, wat de noodzaak benadrukt voor organisaties om proactieve maatregelen te nemen. 

Leiderschap en verzuim: een tweezijdige aanpak 

De discussie benadrukte de belangrijke rol van leiderschap in het aanpakken van verzuim. Enerzijds is er de noodzaak voor leiders om een omgeving te creëren waarin medewerkers zich gewaardeerd en ondersteund voelen en anderzijds het belang van het ontwikkelen van een cultuur waarin leren en ontwikkelen centraal staan. Uit de sessie zijn vijf belangrijke bevindingen naar voren gekomen: 

1.Verbinding en vertrouwen: het bouwen van een vertrouwensrelatie tussen werkgever en werknemer werd geïdentificeerd als een sleutelfactor. HR speelt hierin een verbindende rol door dicht bij de medewerkers te staan en een cultuur van openheid en vertrouwen te bevorderen. Door open communicatie, transparantie en erkenning realiseer je vertrouwen. Hoe pak je dat aan? 

• Open communicatie: het bevorderen van open en eerlijke communicatie binnen teams helpt misverstanden te voorkomen en bouwt aan vertrouwen. Dit omvat regelmatige check-ins, feedbacksessies en het aanmoedigen van medewerkers om hun gedachten en ideeën te delen. 
• Transparantie: door transparant te zijn over besluitvormingsprocessen, bedrijfsdoelen en verwachtingen, voelen medewerkers zich meer betrokken en gewaardeerd. Dit versterkt hun vertrouwen in het management en de organisatie als geheel. 
• Erkenning en ondersteuning: het actief ondersteunen van medewerkers in hun professionele ontwikkeling en het erkennen van hun prestaties en bijdragen versterkt de relatie tussen werknemer en werkgever. Dit kan variëren van het bieden van ontwikkelingsmogelijkheden tot het vieren van successen. 

2. Leiderschapstrainingen: de inzet van leiderschapstrainingen, zoals de ‘piloten training’ en trainingen gericht op empathie en veiligheid, toont aan dat het ontwikkelen van leiderschapsvaardigheden essentieel is. Deze trainingen helpen leiders om beter te communiceren, ondersteunen en begeleiden, wat bijdraagt aan het verlagen van het verzuim. Enkele kernaspecten van dergelijke trainingen omvatten:

• Emotionele intelligentie: trainingen die zich richten op het ontwikkelen van emotionele intelligentie helpen leiders om beter te communiceren, empathie te tonen en positieve relaties op te bouwen binnen hun teams. 
• Conflictresolutie: het leren navigeren en oplossen van conflicten op een constructieve manier is cruciaal voor het handhaven van een gezonde werkomgeving. Dit omvat het herkennen van de bronnen van conflicten en het toepassen van effectieve communicatiestrategieën. 
• Inspirerend leiderschap: trainingen die leiders leren hoe ze hun teams kunnen motiveren en inspireren, dragen bij aan een hogere medewerkerstevredenheid en -betrokkenheid. Dit omvat het stellen van duidelijke doelen, het bieden van ondersteuning en het creëren van een visie die medewerkers aanspreekt. 

3. Leercultuur: een andere belangrijke bevinding is het belang van het creëren van een leercultuur binnen organisaties. Door medewerkers de mogelijkheid te bieden zich zowel professioneel als persoonlijk te ontwikkelen, verhoogt men niet alleen de werktevredenheid maar draagt men ook bij aan het verminderen van verzuim. Dit omvat het aanbieden van flexibele leertrajecten en het stimuleren van ontwikkeling tijdens werktijd. Dit heeft niet alleen een positief effect op individuele medewerkers, maar ook op de organisatie als geheel. Belangrijke kernpunten van leercultuur zijn:

• Toegankelijkheid van leerbronnen: het beschikbaar stellen van diverse leerbronnen, zoals online cursussen, workshops en seminars door middel van een leerplatform maakt het voor medewerkers gemakkelijker om nieuwe vaardigheden te ontwikkelen en bestaande kennis te verdiepen. 
• Tijd en ruimte voor ontwikkeling: het bieden van tijd en ruimte tijdens werktijd voor persoonlijke ontwikkeling benadrukt het belang dat de organisatie hecht aan groei. Dit kan variëren van het toestaan van studie-uren tot het ondersteunen van deelname aan externe opleidingen. 
• Cultuur van feedback en reflectie: een cultuur waarin feedback en reflectie worden aangemoedigd, ondersteunt het leerproces. Dit helpt medewerkers om inzicht te krijgen in hun prestaties, sterke punten en ontwikkelingsgebieden. 

4. Persoonlijke aanpak: het herkennen van de unieke behoeften en talenten van elke medewerker en het aanbieden van gepersonaliseerde ontwikkelingsmogelijkheden werd gezien als een effectieve strategie. Dit vraagt om een actieve rol van leidinggevenden om de potentie van hun teamleden te herkennen en te benutten. Dit inzicht vraagt om een flexibele benadering van management en ontwikkeling, waarbij de volgende aspecten centraal staan:

• Individuele ontwikkelingsplannen: het creëren van op maat gemaakte ontwikkelingsplannen die aansluiten bij de persoonlijke en professionele doelen van medewerkers. Dit omvat niet alleen functie gerelateerde vaardigheden maar ook persoonlijke interesses en ambities buiten de huidige rol. 

• Regelmatige feedback en coaching: het bieden van regelmatige, constructieve feedback en coaching sessies helpt medewerkers om hun prestaties en ontwikkeling te monitoren. Dit stelt hen in staat om voortdurend te leren en te groeien, wat bijdraagt aan hun algehele tevredenheid en betrokkenheid bij het werk. 
• Erkenning van diversiteit: Het waarderen en benutten van de diversiteit binnen teams kan nieuwe perspectieven en innovatie stimuleren. Leiders moeten zich bewust zijn van de verschillende achtergronden en ervaringen van hun teamleden en deze inzetten om een rijkere, meer inclusieve werkomgeving te creëren. 

5. Veiligheid en welzijn: dit gaat verder dan de fysieke werkomgeving. Het belang van een veilige werkomgeving, zowel fysiek als psychologisch, kwam sterk naar voren tijdens de round table sessie. Een veilige en gezonde werkomgeving creëren betekent waarborgen van de volgende aspecten:

• Psychologische veiligheid: het bevorderen van een cultuur waarin medewerkers zich vrij voelen om ideeën te delen, vragen te stellen en fouten te maken zonder angst voor negatieve gevolgen. Dit vereist een open dialoog en een niet-veroordelende houding van leiderschap. 
• Stressmanagement en Burn-out preventie: het aanbieden van programma’s en workshops gericht op stressmanagement en het voorkomen van burn-out. Dit kan variëren van mindfulness-sessies tot trainingen in tijdmanagement en het stellen van grenzen. 
• Toegang tot professionele ondersteuning: het beschikbaar stellen van professionele ondersteuning, zoals bedrijfspsychologen of vertrouwenspersonen, aan medewerkers die te maken hebben met persoonlijke of professionele uitdagingen. Dit toont aan dat de organisatie waarde hecht aan het welzijn van haar medewerkers. 
• Gezondheids- en welzijnsinitiatieven: het implementeren van gezondheids- en welzijnsinitiatieven, zoals fitnessprogramma’s, gezonde voedingsopties op het werk, en flexibele werkregelingen, kan bijdragen aan het fysieke en mentale welzijn van medewerkers. 

Naar een toekomst met minder verzuim door empathisch en ontwikkelingsgericht leiderschap
De Groeien zonder Grenzen round table toont aan dat verzuim dieper ligt dan cijfers en benadrukt het belang van empathisch en ontwikkelingsgericht leiderschap. Dit type leiderschap, gericht op open communicatie en actieve ondersteuning, bouwt vertrouwen en waardering op binnen teams, erkent ieders unieke bijdrage en creëert een omgeving waarin medewerkers zich gewaardeerd voelen. Het stimuleren van een leercultuur is belangrijk voor het verminderen van verzuim, door medewerkers middelen en kansen voor groei te bieden, wat hun veerkracht en betrokkenheid verhoogt. Veiligheid en welzijn zijn fundamenteel voor een gezonde werkomgeving, waarbij psychologische veiligheid en toegang tot ondersteuning essentieel zijn. Een holistische benadering, waarbij empathisch leiderschap centraal staat, kan verzuim effectief verminderen en een positieve, inclusieve cultuur bevorderen. Dit pad vereist niet alleen strategische interventies maar vooral een focus op menselijkheid en continue ontwikkeling.