9 organisaties van de ministeries van EZK en LNV samen over op één LMS

Interview met Yvonne van der Werff (projectmanager) en Mirjam Westgeest (opdrachtgever) van Economische Zaken en Klimaat (EZK) en Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit (LNV).

Leren en ontwikkelen wordt steeds belangrijker, ook binnen de ministeries van EZK en LNV. De veranderingen om ons heen gaan snel. Vroeger had je vaak een baan die je 20 of 30 jaar deed. Een goede opleiding en een keer een training voor verdieping waren voldoende om je werk goed te doen. Tegenwoordig verandert je werk en moet je je kennis continu blijven bijspijkeren. Het is voor ons daarom heel belangrijk om het leren te faciliteren. We willen graag een lerende organisatie zijn.
We hebben binnen de ministeries te maken met veel verschillende onderdelen, namelijk de NVWA, RVO, DICTU, ACM, CPB, Autoriteit Telecom, SODM, NEA en het Kerndepartement. Al die onderdelen hadden hun eigen leeromgeving met hun eigen leeraanbod. Het was goed dat leren en ontwikkelen bij hun op de agenda stond, maar wel jammer dat het wiel steeds opnieuw werd uitgevonden en dat het leeraanbod niet voor iedereen ontsloten was.
Het ministerie heeft Conclusion Learning Centers daarom gevraagd om één geïntegreerd portaal te implementeren waarin alle organisatieonderdelen gaan werken. Het hart van de oplossing is het LMS Class dat logistieke en administratieve processen afhandelt. Hieraan gekoppeld is Moodle, dat wordt ingezet voor de digitale componenten van het leren. Je kunt hierbij denken aan blended trajecten maar ook aan geheel digitaal ingerichte leertrajecten.

Eén geïntegreerd LMS voor alle organisatieonderdelen

We hebben twee jaar de tijd genomen voor dit traject. Dit deden we met het vakberaad Leren en Ontwikkelen waarin een vertegenwoordiger zit uit elk organisatieonderdeel. We hebben niet puur en alleen gekeken naar de implementatie van het systeem, maar ook naar de uiteindelijke bedoeling, wat willen we hier mee bereiken? Vanaf het begin dachten we gezamenlijk na over het concept. De NVWA liep voorop. Zij konden als eerste aan de slag met het systeem. En daarna – afhankelijk van de wensen en behoeften van de organisaties – volgden de andere implementaties. Door deze samenwerking kunnen onderdelen zich aan elkaar optrekken.

“Het leren is gemakkelijker geworden, het leeraanbod is verbeterd en we hebben nu een concernbreed aanbod.”

Mirjam Westgeest

Geslaagde samenwerking tussen de onderdelen

Het allerbelangrijkste resultaat is dat we hier een échte samenwerking hebben tussen alle concernonderdelen. We moesten 9 organisaties meenemen, ieder met hun eigen P&O wereld. Er is veel geïnvesteerd in het vakberaad Leren en Ontwikkelen , er is onderling geluisterd en er is een enorme hoeveelheid geduld mee gepaard gegaan. We hebben gemerkt dat zo’n leerportaal verbindt. Het is iets geweest waardoor mensen móesten nadenken. Er is veel gesproken over de inhoud en dubbelingen in het aanbod en het effectiever inzetten van leveranciers, het hele leeraanbod is opgeschoond. Gaaf om te zien is dat er onderling zo goed is samengewerkt op alle niveaus; operationeel, tactisch, strategisch. De mensen die echt bezig zijn met het leren en ontwikkelen, de mensen op de werkvloer, hebben het met elkaar gedaan.

Maatwerk door online leren

Vroeger werd bij leren gedacht aan het volgen van een training of opleiding. Klassikaal, met een docent. Nu wordt gezegd dat het koppelen van leren aan je werk meer effect heeft. Je moet daarom iedere keer kijken naar welke vorm het beste past, het is maatwerk. Het leeraanbod en de vormen zijn dan ook anders dan vroeger.

Je ziet bijvoorbeeld dat werkdruk een thema is dat nu speelt binnen alle organisaties. Zorg dan maar eens dat mensen ook nog eens tijd hebben voor leren. Het is heel makkelijk om te denken dat doe ik morgen wel. En dan is online leren een uitkomst, omdat je dit veel sneller kunt aanpassen aan de behoeften. En dat is ook het mooie van dit Leerportaal, het is een systeem dat flexibel is.

We hebben nu een basis staan waardoor mensen kunnen leren. 14.000 medewerkers hebben nu een leeraanbod waar van alles inzit, waardoor zij echt op maat kunnen leren. Wat ik mooi vind is dat het niet zomaar een systeem is, maar dat het leren hierdoor echt makkelijker is geworden. We willen graag een lerende organisatie zijn, met medewerkers die flexibel inzetbaar zijn. Dan is het ontzettend belangrijk dat je als werkgever ook iets biedt waardoor je dat gemakkelijker maakt en dat hebben we nu gerealiseerd.

“De mensen die veel met het systeem werken konden heel makkelijk met de consultants van CLC tot oplossingen komen.”

Yvonne van der Werff

Wat zijn jullie doelen rondom leren en ontwikkelen voor de komende jaren?

Als je nu kijkt naar hoe de nieuwe generatie leert, dat gaat allemaal via mobiel. Op de langere termijn zouden we iets met micro-learning willen doen, zodat je bijvoorbeeld iets kunt leren terwijl je op de trein wacht. Dit is wel een doel voor de langere termijn, voor sommige mensen is online leren nog best een hobbel om te nemen. Maar iedereen boekt zijn vakantie al online, doet zijn bankzaken online, dat gaat met leren ook zeker gebeuren. Het grootste voordeel is dat je het in je eigen tijd kunt doen.

En we zouden graag nog meer interactie zien. Je hebt leren en ontwikkelen professionals en je hebt mensen die gebruik maken van leeractiviteiten. Het zou mooi zijn als kennis en ervaringen meer gedeeld worden, zodat mensen leren van elkaar. Het zou interessant zijn als we via het systeem in contact kunnen komen met elkaar. Dat je vragen kunt stellen waar collega’s op kunnen reageren. Het LMS biedt deze functionaliteit wel, maar wij maken daar nog geen optimaal gebruik van. Ik weet dat je je in het LMS ook beschikbaar kunt stellen als expert op een bepaald gebied. Ook dat gebruiken we beperkt, maar het zou heel waardevol zijn als we dat wel gaan doen. Zeker voor een grote organisaties als wij zijn.