Privacy- en cookie-verklaring Archipel

In deze verklaring willen wij u graag uitleggen wat we bij Archipel Academy B.V. met uw Persoonsgegevens doen: Waar en wie die verkrijgen, waarom en hoe we ze gebruiken, hoelang we ze bewaren en hoe we ze beveiligen. Verder leest u in deze verklaring ook welke cookies er op onze website en op ons Develop Yourself portaal gebruikt worden.

Bij Archipel Academy B.V.  ontvangen we veel Persoonsgegevens van onze klanten en ook van onze bezoekers en geïnteresseerden. Wij beschouwen het als onze plicht om hier zorgvuldig mee om te gaan en hierbij houden we onze aan de AVG en alle overige wet- en regelgeving.

Mocht u na het lezen van deze verklaring nog vragen hebben aarzel dan niet om contact met ons op te nemen op +31(0)418 688 674 of privacy@archipel.academy.

Waarvoor gebruiken wij uw persoonsgegevens

DEVELOP YOURSELF PORTAL

Als eerste verkrijgen wij uw Persoonsgegevens middels ons Develop Yourself Portal. Dit is een cloud-oplossing voor het zoeken en boeken van leer- en ontwikkelactiviteiten (trainingen, coaching, etc.) en het plannen en inkopen van deze activiteiten. Het Develop Yourself Portal is volledig eigendom van Archipel Academy B.V. en wordt in-house beheerd en (door-)ontwikkeld. In dit portal kunnen we, afhankelijk van de configuratie die per klant kan verschillen, de volgende Persoonsgegevens registreren:

• Naam deelnemer/medewerker
• Contactgegevens werk (emailadres, telefoonnummer(s), werkadres)
• Contactgegevens privé (emailadres, telefoonnummer(s), adres)
• Personeelsnummer, afdeling, vestiging, businessunit en kostenplaats
• Functie
• Datum in- en uitdienst
• Geslacht
• Geboortedatum en -plaats (tbv certificaten)
• Leidinggevende
• PE-punten (benodigd, behaald)
• Opleidingshistorie (inschrijvingen, aanvragen, afgeronde leerobjecten, behaalde scores)
• Benodigde en behaalde certificeringen en (kopie-)certificaten
• Resultaten test en scans (zoals bv de competentiescan)
• User Generated Content (deze wordt door de deelnemer zelf ingevoerd):
  – Voorbereidende vragen
  – Evaluaties, reviews en ratings
  – Interessegebieden

Deze Persoonsgegevens bewaren we niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze gebruikt worden. Uiteraard bewaren we uw Persoonsgegevens gedurende de tijd dat u een training/opleiding via Archipel volgt, daarna bewaren we uw Persoonsgegevens slechts zolang als uw werkgever een contract heeft met ons. Na afloop van de contractperiode worden alle Persoonsgegevens terug geleverd aan onze klant, uw werkgever.

Op het Develop Yourself Portaal worden alleen cookies gebruikt die nodig zijn voor de correcte werking van het portaal. Meer informatie vindt u hierover bij het hoofdstuk cookies.

WEBSITE ARCHIPEL

Daarnaast is er onze website www.archipel.academy  waarop wij gebruik maken van cookies, waarover straks meer. Op de website maken wij gebruik van een contactformulier waarmee uw persoonsgegevens worden opgeslagen in ons CRM-systeem. Hierbij worden de volgende persoonsgegevens worden gebruikt:

• NAW gegevens (leads, klanten)
• Contactgegevens (telefoon, mail)
• Geslacht
• Type contact (klant, leverancier, etc.)
• Functie
• Organisatie
• Telefoongesprekken
• E-mails
• Bezoekverslagen
• Serviceverzoeken

FINANCIELE ADMINISTRATIE

Daarnaast vragen klanten ons soms om namen van hun medewerkers aan onze trainingen/opleidingen, soms ook een personeelsnummer, op de factuur te vermelden en dat doen we dan.

En wanneer we trainingen of opleidingen inkopen bij onze leveranciers vermelden we naam, adres, woonplaats, contact gegevens van de deelnemer en betreffende training/opleiding op de inkoop order voor onze leverancier.

Daarnaast maken we altijd afspraken met onze klanten, de organisatie waarvoor u werkt, over het verwerken van de Persoonsgegevens, meestal komt dit in het contract of apart in een Verwerkersovereenkomst.
Financiële data bewaren volgens de wettelijke richtlijn gedurende 7 jaar.

SOLLICITATIES

Onder het kopje ‘vacatures’ op onze website, bieden wij u de kans om te solliciteren op een van onze openstaande vacatures of te solliciteren door een open sollicitatie te sturen. Hiervoor vragen wij u de nodige informatie te verstrekken, zoals uw naam, contactgegevens, CV, cijferlijsten, (eventueel) referentiebrieven, (eventueel) diploma’s en een motivatiebrief.

De gronden voor het verwerken van uw gegevens voor de hierboven genoemde doeleinden kunnen zijn: uw toestemming, voor zover het nodig is om uiteindelijk een overeenkomst met u aan te gaan en ons gerechtvaardigde belang om op basis van uw aanvraag te beoordelen of we u in dienst zullen nemen.

Als we hulp nodig hebben van externe HR-consultants met betrekking tot uw sollicitatie kan het zijn dat we uw gegevens naar hen doorsturen. Als uw sollicitatie relevant is voor andere aan Archipel B.V . verbonden ondernemingen, dan kan het zijn dat we uw sollicitatie naar hen sturen.
We bewaren uw gegevens niet langer dan dat noodzakelijk is voor de bovengenoemde doeleinden. Mocht u na afloop van de sollicitatieprocedure niet in dienst treden bij Archipel Academy B.V., dan bewaren wij de gegevens niet langer dan zes weken na beëindiging van de procedure. Zo kunnen we u alsnog benaderen als de eerdere kandidaat bij nader inzien niet geschikt blijkt. Indien u toestemming heeft gegeven om uw gegevens langer te bewaren, dan bewaren wij uw gegevens maximaal één jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure.

DOORGEVEN AAN ANDERE ORGANISATIES

Wij geven uw persoonsgegevens enkel aan andere bedrijven of instellingen, indien dat nodig is voor onze diensten of als wij dat wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld als de politie dat eist bij een vermoeden van een misdrijf). Wij melden u, of de organisatie waarvoor uw werkt indien dat onze klant is, vooraf welke andere bedrijven uw gegevens krijgen en indien dat nodig is vragen wij om uw toestemming.

BEVEILIGING

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om verlies, misbruik en/of ongeautoriseerde toegang tot uw persoonsgegevens te voorkomen.

De serveromgeving van het Develop Yourself Portal is ondergebracht bij Interconnect in Den Bosch (www.interconnect.nl). Alle apparatuur t.b.v. het Develop Yourself Portal, zoals servers, SAN-omgeving en netwerkapparatuur (firewall, switches),  is eigendom van Archipel Academy B.V.. Het datacenter is ISO 27001, ISO9001 en ISO14001 gecertificeerd. Interconnect heeft een lijst met geautoriseerde medewerkers om toe te laten tot de serveromgeving. Deze geautoriseerde medewerkers hebben een pas van het datacenter nodig en dienen zich bij binnenkomt te identificeren.
Voor het technisch beheer en het veiligstellen van back-ups is een site-to-site VPN verbinding aanwezig tussen de infrastructuur van Archipel Academy in Zaltbommel en Interconnect in Den Bosch. Het Develop Yourself Portal is bereikbaar via http maar dit verkeer wordt altijd omgeleid naar het beveiligde HTTPS-protocol. De database server heeft geen extern IP adres en is niet vanaf Internet benaderbaar. De servers zijn voorzien van een virus-scanner welke minimaal 1 x per dag ge-update wordt. Dagelijks wordt er een encryted back-up gemaakt van de gehele omgeving (applicatie en database) welke off-site bewaard wordt.

Beheerders, leveranciers en medewerkers moeten inloggen met een username en wachtwoord. Indien gewenst is het ook mogelijk om medewerkers via Single SignOn (SSO) te laten inloggen. Op verzoek van de klantorganisatie is additioneel ook nog een check op IP adresreeks mogelijk bij het inloggen.

Op het Develop Yourself Portal wordt periodiek (minimaal 2 x per jaar, veelal samenvallend met grotere releases) een audit uitgevoerd door een externe partij. In deze audit wordt uitgevoerd op basis van de richtlijnen van het “Nationaal Cyber Security Centrum”.
Bij de ontwikkeling van het Develop Yourself Portal wordt gebruik gemaakt van een OTAP-straat met gescheiden omgevingen voor ontwikkeling, test, acceptatietest en productie. Daarbij zijn strikte procedures en richtlijnen van toepassing welke zorgen voor maximale bescherming van opgeslagen data.

Cookies

ALGEMEEN

Wij maken op onze website en het Develop Yourself Portal gebruik van cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina’s van deze website wordt meegestuurd en door uw browser op de harde schijf van uw apparaat wordt opgeslagen, zodat u herkend kunt worden. Als u onze website of het Develop Yourself Portal bezoekt worden cookies geplaatst op uw pc voor verschillende doelen. Deze cookies kunnen functioneel of analytisch zijn en sommige tracken uw surfgedrag. Daarom wordt voor deze laatste type cookies uitdrukkelijke toestemming aan u gevraagd. Met de plaatsing hiervan worden persoonsgegevens verwerkt, zoals het IP-adres.

Wanneer u onze website of het Develop Yourself Portal voor het eerst bezoekt, tonen wij een melding met uitleg over de cookies. Hierin kunt u ook aangeven welke cookies u wilt laten plaatsen op uw computer.

Met andere bedrijven die cookies plaatsen hebben wij afspraken gemaakt over het gebruik van de cookies. Toch hebben wij geen volledige controle op wat zij zelf met de cookies doen. Lees dus ook hun privacyverklaringen als u dit belangrijk vindt en eventueel de verschillende informerende links.

WEBSITE COOKIES

Google Analytics: Wij maken gebruik van Google Analytics om bij te houden hoe gebruikers de website gebruiken. Voor dit doel worden cookies geplaatst. Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe onze website gebruikt wordt, om rapporten over de website aan ons te kunnen verstrekken. De maximale bewaartermijn van de cookies die middels deze dienst worden gebruikt is door ons ingesteld op 24 maanden. Dit betekent dat na afloop van deze termijn de gegevens niet meer kunnen worden uitgelezen. De verwerking van jouw persoonsgegevens via Google Analytics is gebaseerd op ons gerechtvaardigde belang om algemene statistieken van onze websitebezoekers te verkrijgen.

Deze informatie wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Wij hebben een verwerkersovereenkomst afgesloten met Google waarbij tevens de meest recente (4 juni 2021) Standard Contractual Clauses van toepassing zijn. Dit houdt in dat er sprake is van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van eventuele persoonsgegevens.

Hubspot: Cookies benodigd om externe formulieren uit onze CRM-applicatie Hubspot op de website weer te geven.
Wij gebruiken HubSpot als ons CRM systeem, maar ook om formulieren op de website in te vullen en te koppelen. HubSpot gebruikt hiervoor verschillende cookies, die jouw voorkeuren onthouden, maar ook die het mogelijk maken om een koppeling te maken met het systeem. Hubspot maakt gebruik van de Standard Contractual Clauses en heeft daarbij de aanvullende garantie opgenomen in haar Privacy verklaring om geen Persoonsgegevens van EU-burgers buiten de EER te verplaatsen en indien dat wel gedaan moet worden dan vooraf toestemming te vragen. Dit houdt in dat er sprake is van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van eventuele persoonsgegevens. Zie https://knowledge.hubspot.com/reports/customize-your-cookie-tracking-settings-and-privacy-policy-alert

Tot slot wordt er ook een cookie geplaatst om de huidige sessie op te slaan (codeigniter framework), dit is een cookie puur voor een correcte functionele werking van de website.

VOORKEUREN COOKIES BEHEREN

DEVELOP YOURSELF PORTAL COOKIES

Google Analytics: Wij maken gebruik van Google Analytics om bij te houden hoe gebruikers de website gebruiken. Voor dit doel worden cookies geplaatst. Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe onze website gebruikt wordt, om rapporten over de website aan ons te kunnen verstrekken. De maximale bewaartermijn van de cookies die middels deze dienst worden gebruikt is door ons ingesteld op 24 maanden. Dit betekent dat na afloop van deze termijn de gegevens niet meer kunnen worden uitgelezen. De verwerking van jouw persoonsgegevens via Google Analytics is gebaseerd op ons gerechtvaardigde belang om algemene statistieken van onze websitebezoekers te verkrijgen.

Tot slot wordt er ook een cookie geplaatst om de huidige sessie op te slaan, dit is een cookie puur voor een correcte functionele werking van de website.

SOCIALE MEDIA KNOPPEN

Op onze website zijn knoppen opgenomen om pagina’s te kunnen promoten of delen op het sociale netwerk van Linkedin. Deze knop wordt pas actief indien u daarop klikt. De buttons werken door middel van stukjes code die van LinkedIn zelf afkomstig zijn. Door middel van deze code worden cookies geplaatst wanneer u op de button klikt.

Leest u de privacyverklaring van LinkedIn (welke regelmatig kunnen wijzigen) om te zien wat zij met uw persoonsgegevens doen die zij met deze code verwerken. De informatie wordt overgebracht naar en door de social medianetwerken opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. LinkedIn maakt gebruik van de Standard Contractual Clauses en heeft daarbij de aanvullende garantie opgenomen in haar Privacy verklaring om geen Persoonsgegevens van EU-burgers buiten de EER te verplaatsen en indien dat wel gedaan moet worden dan vooraf toestemming te vragen.  Dit houdt in dat er sprake is van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van eventuele persoonsgegevens.