Hoe zorg je voor een veilige en open leeromgeving?

Op 23 juni 2022 organiseerde Archipel het Groeien zonder Grenzen festival, waar verschillende experts hun mening en ervaring deelden over het onderwerp “leren”. Joriene Beks was één van de sprekers en vertelde in haar sessie meer over psychologische veiligheid en waarom het juist nu belangrijk is om dit voor medewerkers te creëren en waarborgen.

Wat is psychologische veiligheid?

Amy Edmondson, Harvard Business School Leadership & Management Professor, is de founding mother van de term psychologische veiligheid. Ze kwam op de term tijdens haar uitgebreid vergelijkend onderzoek naar de effectiviteit van verschillende teams in de zorg. De data toonde dat effectievere teams meer fouten maakten. In eerste instantie vond Amy dit vreemd, maar toen realiseerde ze zich dat effectievere teams niet méér fouten maakten, maar er méér over communiceerden. Zo kwam Amy op de term psychologische veiligheid. De definitie is volgens haar:

“Psychologische veiligheid betekent dat teamleden zich veilig voelen om risico’s te nemen en kwetsbaar tegenover elkaar te zijn.”

Psychologische veiligheid houdt dus in dat men in een organisatie zich veilig genoeg voelt om zich uit te spreken. Daarmee bedoelen we: feedback geven, je uit te spreken, nieuwe ideeën aandragen en fouten maken én toegeven. Het geeft de medewerkers het gevoel van “erbij horen” en heeft aantoonbare verbeteringen in eigenaarschap, samenwerking, presteren en leren.

Veilige werkklimaat en -omgeving

Je hoort de term psychologische veiligheid steeds vaker voorbij komen in seminars, trainingen en cursussen. Het betekent een gevoel van veiligheid. Bij collega’s op de werkvloer, bij het koffieapparaat, maar ook tijdens een borrel. In organisaties waar een grote mate van psychologische veiligheid heerst, weet men dat je niet ‘gestraft’ wordt wanneer je een fout maakt. Een belangrijke factor, zegt Joriene Beks, bedrijfskundige en expert in het creëren van psychologische veiligheid:

“Studies tonen aan dat psychologische veiligheid ervoor zorgt dat teamleden gezonde risico’s durven nemen. Dat ze ideeën delen. Zeggen wat er in hun hoofd omgaat. Creatief durven zijn, zonder ‘bang’ te hoeven zijn dat hun ideeën bruut worden afgeschoten — tamelijk belangrijk gedrag op de werkvloer dat kan leiden tot nieuwe doorbraken.”

Toch is het niet altijd even makkelijk om zo’n werkklimaat en cultuur te creëren en te behouden. Logisch ook, want veel medewerkers zijn terughoudend in zichzelf uitspreken en zijn voorzichtig met onze opvattingen en ideeën. Ze zwijgen liever dan dat ze spreken om fouten te vermijden.

Door continu bezig te zijn met het berekenen van risico’s, maken je hersens overuren en zijn ze niet bezig met het “werk”. Zo ben je als medewerker dus een stuk minder effectief. Maar wat gebeurt er als je dat risicomijdend gedrag kan wegnemen? Inderdaad, medewerkers durven meer, worden creatiever en werken uiteindelijk efficiënter!

Hoe zorg je voor een klimaat van psychologische veiligheid binnen jouw organisatie?

Joriene Beks heeft naar de theorie van Amy Edmondson gekeken en een mooie praatplaat ontwikkelt. Deze praatplaat kun je in deze video bekijken. Joriene omschrijft psychologische veiligheid als een driepoot krukje. Als één van die drie poten wegvalt of mist, valt het krukje om. Psychologische veiligheid zorgt ervoor dat vertrouwen gekoppeld wordt aan vrijmoedigheid en het verlangen om het verschil te maken. Dit zijn dan ook de drie knoppen waaraan je kunt draaien om het werkklimaat binnen een organisatie veiliger te maken.

• Vertrouwen: Interesse tonen in elkaar en heldere afspraken maken.
• Vrijmoedigheid: Mogen zijn wie je bent en eerlijk en direct feedback geven.
• Verschil maken: Weten wat je wilt bereiken en samen leren.

Alledrie deze poten zijn even belangrijk. Er zijn drie aanvliegroutes om de psychologische veiligheid te optimaliseren. Bij technische en routinematige organisaties kan je het beste inzetten op procedures. Andere organisaties kunnen inzetten op 1) cultuur, door normen, waarden en rituelen met elkaar af te spreken en voor eenduidig gedrag te zorgen. 2) via samenspel bouw je samen aan een veilige en open werkomgeving door de inzet van nudges, voorbeeldgedrag en scripts.

Juiste leiderschapsgedrag is noodzakelijk

Om te kunnen draaien aan bovenstaande drie knoppen is het nodig om het juiste leiderschapsgedrag te tonen. Wat moet je doen als manager of leider om het werkklimaat en de omgeving te optimaliseren? Denk aan de Triple A methode:

• Aandacht: iedere dag bewust werken aan het belang van psychologische veiligheid.
• Authentiek: de aandacht komt van binnen. Je doet het omdat je er echt in gelooft. Je doet het om een manier die past bij je team of organisatie.
• Actief: het is uiteindelijk een kwestie van doen!

Hoe herken je een open en veilige werkomgeving waarin je goed kan leren?

Organisatie en teams waar psychologische veiligheid aanwezig is, herken je aan de volgende vijf kenmerken:

1. Inclusie => iedereen voelt zich thuis
2. Delen => meningen, ideeën, fouten worden open besproken
3. Leveren => iedereen doet mee
4. Uitdagen => de status quo wordt uitgedaagd
5. Positiviteit => emoties horen erbij als signaal

Het gaat niet over “het naar elkaars mond praten”, “in alles hetzelfde zijn”. Het is een (team)prestatie neerzetten. Samen en met elkaar de organisatie- of teamdoelen nastreven. Belangrijk is dat iedereen eraan bijdraagt.

3 tips voor het creëren van psychologische veiligheid

1. Beschouw een discussie of conflict als positief en kom samen tot iets moois. Iedereen houdt van winnen en niet van verliezen. In een discussie of conflict is er meestal een winnaar en een verliezer. Zorg ervoor dat je een discussie of conflict omzet naar een manier van samenwerken, waarbij je streeft naar een win/win-situatie.
2. Bedenk vooraf de impact van jouw opmerking/kritiek/idee. Voorkom aannames en vooroordelen. Wees je ervan bewust dat alles wat je zegt een persoon pijn kan doen of verkeerd kan overkomen. Kies je woorden zorgvuldig voordat je spreekt en vraag jezelf af: “wat wil ik nu eigenlijk zeggen?”
3. Vraag direct om feedback. Ben jij vaak degene die kritiek geeft? Vraag direct ook zelf om feedback. Check of jouw boodschap goed is overgekomen en voorkom ruis op de lijn. Hiermee zorg je ook dat het gesprek positief blijft, hoe vervelend de feedback ook was.

Over Joriene Beks

Joriene Beks is bedrijfskundige en expert in het creëren van psychologische veiligheid. Als coach, adviseur en gastspreker helpt zij organisaties een continu lerende cultuur te ontwikkelen. Zij koppelt “de mens” aan organisatiedoelstellingen, waardoor resultaten worden behaald op een energieke en doeltreffende manier. Gebruikmakend van haar ruime praktijkervaring weet zij mensen en teams op onderbouwde, bevlogen én nuchtere wijze met humor hiertoe in beweging te zetten. Voor meer informatie ga naar https://www.jorienebeks.nl/